FIRMA AUTOGRAFA OMESSA ai sensi degli artt. 3 D.lgs 39/1993 e D.lgs n 82/2005. Alcune riflessioni a 30 anni dalla prima previsione normativa (1993-2023)

 

Chi deve avere a che fare con la Pubblica Amministrazione, ancora oggi ad ottobre del 2023, si trova a dover fare i conti con atti documentali sui quali, al posto di una firma olografa o digitale qualificata viene apposta la dicitura a stampa di firma autografa omessa etc.

La riflessione odierna si fonda sulla questione validità di questo tipo di atto sia a valenza interna, sia se dovrà essere prodotto all’esterno dell’Ente.

Per quanto riguarda il profilo della doppia validità posso anticipare che ai fini delle previsioni normative richiamate in oggetto la questione non cambia più di tanto.

Veniamo al punto : cosa prevede il D.lgs 39 del 1993?

Al comma 1 recita : “ Gli atti amministrativi adottati da tutte le pubbliche amministrazioni sono di norma predisposti tramite i sistemi informativi automatizzati”.

Da una lettura attenta possiamo dedurre che già nel lontano 1993 era chiara la volontà di spingere le Pubbliche Amministrazioni a produrre la documentazione amministrativa attraverso sistemi informatici dedicati, il ricorso ai vecchi sistemi analogici doveva essere abbandonato.

La storia dimostrerà che passerà ancora tantissimo tempo prima che la P.A. di adopererà per fornire soluzioni informatiche definitive finalizzate alla produzione di soli documenti digitali. Ulteriori approfondimenti al riguardo rischierebbero di condurci fuori tema.

Passiamo al secondo comma : “Nell’ambito delle pubbliche amministrazioni l’immissione, la riproduzione su qualunque supporto e la trasmissione di dati, informazioni e documenti mediante sistemi informatici o telematici, nonché l’emanazione di atti amministrativi attraverso i medesimi sistemi, devono essere accompagnati dall’indicazione della fonte e del responsabile dell’immissione, riproduzione, trasmissione o emanazione. Se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l’apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita dall’indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile.”

Anche le previsioni successive del Codice dell’Amministrazione digitale, sin dalle sue formulazioni iniziali, imponevano alle P.A. di produrre documenti “solo” in modalità informatica, relegando la forma cartacea a deroga eccezionale e quindi, nei casi eccezionali si poteva fare riferimento alla seguente dicitura in sostituzione della firma olografa :

copia analogica sottoscritta con firma a mezzo stampa

predisposta secondo l’articolo 3 del D.lgs 39/1993 e l’articolo 3bis,

comma 4bis del Codice dell’amministrazione digitale.

Entrando ancora più nel dettaglio della normativa è utile riportare il citato articolo 3 bis, comma 4 bis del C.A.D. : “Fino alla data fissata nel decreto di cui al comma 3-bis, i soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, possono predisporre le comunicazioni ai soggetti che non hanno un domicilio digitale ovvero nei casi di domicilio digitale non attivo, non funzionante o non raggiungibile, come documenti informatici sottoscritti con firma digitale o altra firma elettronica qualificata, da conservare nei propri archivi, ed inviare agli stessi, per posta ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, copia analogica di tali documenti su cui è apposto a stampa il contrassegno di cui all'articolo 23, comma 2-bis o l'indicazione a mezzo stampa del responsabile pro tempore in sostituzione della firma autografa ai sensi dell'articolo 3 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 ovvero un avviso con le indicazioni delle modalità con le quali i suddetti documenti sono messi a disposizione e consegnati al destinatario.”

Dalla lettura si evince che i soggetti (pubblici n.d.r.) che non dispongono di domicilio digitale, o hanno temporanei problemi di funzionamento procedono alla formazione del documento in digitale, con firma digitale qualificata, trasmettono il documento digitale completo negli archivi di riferimento e possono produrre un documento analogico omettendo la firma digitale e sostituendola con la dicitura a mezzo stampa. Una ipotesi concreta e attuale d’uso di questa procedura è riscontrabile in tutti quei documenti che vengono prodotti digitalmente da specifici software che non permette di vergarli direttamente poiché devono essere riprodotti per un numero rilevante di copie (es. pagelle scolastiche).

Quindi questa firma a mezzo stampa può essere utilizzata, alle condizioni di cui sopra, solo per documenti emessi con strumenti elettronici che puntano ad una generazione massiva cartacea degli stessi. [1]

Fatte tutte queste precisazioni, nel 2023 con gli strumenti in possesso di tutte le P.A., ha ancora senso continuare a produrre documenti amministrativi in questo modo, soprattutto in riferimento a quelli che potrebbero avere una potenziale rilevanza esterna? Se ci si riferisce alla produzione massiva potrebbero esserci delle deroghe, ma oggi appaiono ingiustificate, potendo tutti i sistemi di firma elettronica qualificata permettere firme massive.

A parere di chi scrive, il rischio di continuare ad usare simili e veloci (?) escamotage possono danneggiare la P.A. e il sottoscrittore nella misura in cui non è possibile dimostrare con facilità ed immediatezza l’attendibilità, la sicurezza, l’integrità e l’immodificabilità del documento e soprattutto l’esatta identificabilità dell’autore. Oggi, per inciso, chiunque potrebbe trarre in inganno il destinatario della missiva alterando la firma apposta a mezzo stampa e questo è un rischio che nessuna Pubblica Amministrazione può più correre soprattutto in sede di contenzioso.

 

@giugiacar

 

 

[1]         https://www.orizzontescuola.it/segreterie-firma-elettronica-firma-digitale-firma-autografa-sostitutiva-mezzo-stampa-facciamo-chiarezza/